Hace unos días empecé a utlizar Todoist (tanto la versión para iPhone como la de Desktop web en Firefox) para organizar mi vida en todos lo niveles: estudio, tareas de la vida diaria, research, ideas / proyectos, etc. Y como estoy escuchando mucho a Cal Newport y su teoría del deep work me ví tenatdo a probar esta metodología de bloquear horas en mi calendario para poder concentrarme en ciertas cosas.

Entonces acá van unas notas que tomé mientras estudiaba cómo implementar Time Blocking usando Todoist.

Introducción

“A 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure.”

— Cal Newport, Author of Deep Work

Las oficinas y lugares de trabajo actuales son lugares que favorecen las interrupciones. Y además tenemos las reuniones por un lado, y por otro los emails y los chats, ambas actividades breves pero recurrentes, con muchos idas y vueltas. Si no controlamos estas cosas serán ellas las que nos controlen a nosotros.

Algunos síntomas de que esta metodología podría beneficiarnos son:

• Si nos hallamos muy seguido haciendo malabarismos entre varias responsabilidades muy diferentes
• Si pasamos mucho tiempo en “modo reactivo”, por ejemplo respondiendo emails y chats.
• Si no podemos aaprovechar ciertos días porque teenmos varias reuniones que no nos dan tiempo a concentrarnos en otra cosa
• Si nos interrumpen muy seguido
• Si nos cuesta encontrar el tiempo y el espacio mental para dedicarnos a pensar el “big picture” de un proyecto, es decir para planearlo, organizarlo.

Time Blocking

Acá es dónde entra a jugar el Time Blocking, que es un método para manejo de nuestro tiempo que consiste en que dividamos nuestro tiempo de trabajo o estudio o lo que sea en bloques bien delimitados en los que haremos una tarea o varias, lo cual es muy diferente a la metodología de tener una lista de tareas a realizar e ir realizando una por una sin límites de tiempo.

La clave de todo esto es dedicar los primeros momentos del día o de la semana para priorizar qué tareas son las más importantes y luego ordenarlas y definir un tiempo para ocuparse de cada una o de varias en conjunto. Y al final de cada día hacer una revisión viendo qué tareas no pudimos completar y por qué, y qué tareas nuevas aparecieron que no teníamos “en nuestro radar”. Y en base a eso ajustar los bloques de tiempo de los días sucesivos o al menos ajustar el del día siguiente o el de todos los días que restan de esta semana.

Si hacemos este planning + revisión al menos una vez a la semana tenemos la ventaja de que no tenemos que estar cada día pensando en qué tenemos que concentrarnos y hacer foco y dedicarnos, ya tendremos todo planeado. Y al final de la semana hacemos la revisión y reajustamos los blocques de tiempo para la semana entrante.

Variaciones al Time Blocking

Hay cuatro variaciones según cómo uno organice su tiempo:

• Time Blocking propiamente dicho: cuando dividimos nuestro día en bloques de tiempo cada uno dededicado a que nos concentremos en una tarea determinada o en un conjunto de tareas que tienen cierta realción.

• Task Batching: cuando agrupamos tareas que se relacionan y reservamos un bloque de tiempo para ellas, por ejemplo, contestar todos los emails pendientes entre las 12 y 13hs.

• Dayt Theming: cuando dedicamos un día entero a un proyecto. De esto se habló mucho en estos días porque Jack Dorsey contó que así es cómo puede dedicarse a ser CEO de Twitter y de Square al mismo tiempo.

• Time Boxing: cuando uno se pone un límite de tiempo y debe cumplir con su objetivo sí o sí, así sea que la calidad es menor. Puede estar bueno esto para obligarse a shippear.

Por qué es efectivo?

Nos ejercita en el deep work

Cuando uno reserva un bloque de tiempo y se pone a trabajar en una sóla tarea, proyecto o problema lo que estamos haciendo es poner todos nuestros recursos mentales en eso en vez de estar dividiendo nuestra atención entre varias tareass diferentes, saltando de un tema o problema a otro. Esto, además de provocar que nos enfoquemos en ella lo que hace es que ejercitemos nuestra capacidad para hacer deep work, es decir para lograr tener foco en algo y luego mantenerlo por el mayor tiempo posible que necesitemos.

Creo que ahí hay algo clave: hay que practicar, ejercitarnos en esto de hacer deep work. Es comocuando empezamos a hacer un deporte, o volvemos a correr luego de muchos años, o aprendemos una nueva habilidad como conducir un auto o una bicicleta. Por eso que nos cueste no debe desanimarnos a proseguir prracticando.

Ayuda a combatir el shallow work más eficientemente

El shallow work es uno de los enemigos al deep work: son tareas que son urgentes pero no importantes (papeleo, trámites, responder emails, contestar chats). Cuando reservamos un bloque de tiempo para por ejemplo responder todos nuestros emails en batch lo que hacemos es protegernos, evitar que luego estemos interrumpiendo otras tareas para ir y contestar uno o dos emails que no tienen nada que ver y hacen que nuestra mente cambie de contexto. Cuando armamos un batch de tareas relacionadas, estamos reduciendo acá también el cambio de contexto que tanto daño hace a nuestra concentración. Y en ambos casos, al limitar el tiempo que les dedicamos, estamos protegiéndonos de un impacto mayor en nuestra productividad.

Nos hace conscientes de cuánto tiempo invertimos en cada cosa

Este es un beneficio colateral: al reservar bloques de tiempo y respetarlos, estamos ganando gratis un registro de cómo usamos nuestro tiempo. Esto es algo que algunos trabajadores le reclaman a otras metodologías como GTD y por eso terminan probando hacer Pomodoros, porque necesitan llevar este registro para luego facturar ese tiempo a sus empleadores o clientes.

Combate el perfeccionimo

Dado que limitamos el tiempo que le dedicamos a algo, estamos forzándonos a lograr un resultado, nos parezca perfecto o no.

Nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos

Esta metodología nos obliga a hacer un plan para cada día, determinando bloques de tiempo en los que realizaremos cada tarea, y luego revisiones semanales. Es por eso que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos.

¿Funcionará el time blocking con mi trabajo?

Tal vez la crítica más grande a esta metodología de organización de nuestro tiempo es que no sirve para trabajos que son puramente reactivos, como por ejemplo el de un agente de Customer Support, el cual tiene que estar respondiendo tickets o emails a medida que llegan.

Lo que Cal Newport dice al respecto es:

Períodos de trabajo bien delimitados para hacer tareas reactivas pueden ser programados como cualquier otro tipo de obligación. Incluso si uno tiene bloques de trabajo reactivo que en suma ocupan la mayoría de nuestro día, lo que estamos logrando es controlar y limitar este tipo de trabajo y eso nos permite poder dedicarnos el resto del tiempo a algún deep work (o al menos algún periódo de tiempo que hayamos definido para ello).

Con esto evitamos que nuestro ritmo de trabajo sea dictado por “fuerzas externas”, lo cual haría que perdamos control de nuestros objetivos. Es decir que el Time Blocking nos da un gran sentido de control sobre ellos.

Errores comunes y cómo evitarlos

…o cómo evitar convertirse en un esclavo de tu calendario.

Subestimar el tiempo que nos lleva una tarea

Si bien uno se vuelve mejor con el tiempo y la práctica en esto de estima cuánto nos lleva una tarea determinada, al principio conviene siempre blockear más tiempo para cada tarea, o incluso programar “bloques condicionales”.

Ser muy rigidos con nuestro calendario

Lo importante es siempre tener presente que nuestro calendario es un plan para guiarnos, darnos claridad sobre nuestras prioridades y ayudarnos a concentrarnos en lo importante para cumplir nuestros objetivos. No es un contrato escrito en piedra.

Por eso, si circunstancias impensadas arruinan nuestro plan, podemos modificarlo para adaptarnos a ellas.

De nuevo Newport dice:

Este tipo de planning, en mi opinión, es como un juego de ajedres, donde los bloques de trabajo son distribuídos y priorizados de tal manera que nuestros proyectos lleguen a ser completados con el suficiente tiempo para separarlos y darnos un descanso.

Bloquear tiempo para para divertirnos en algo determinado

Muchos estudios muestran que tener sobre-definidos y programado nuestro tiempo para divertirnos o esparcirnos provoca que no disfrutemos tando de ellos.

En su lugar, lo aconsejable es no bloquear tiempo para ello pero sí dejar espacios libres en nuestro calndario, sin planear qué haremos en ellos. Eso nos va a dar más flexiblidad para decidir qué queremos hacer en el momento y así disfrutar más acorde a lo que sintamos en ese instante.

Nota: acabo de recordar que hasta hace unos meses cuando trabajaba habíamos llegado intuitivamente a blockear ciertas horas de nuestros calendarios sobre todo para tareas de planning, tareas que no estaban en las stories de la herramienta que usábamos para organizar nuestros sprints / iteraciones y los objetivos a alcanzar.